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2009年2月24日 星期二

談「流程化」之行政措施

ISO標準化的精神之一就是,”Write what you do. Do what you write.”,就是「寫你所做,做你所寫」,其實要做到這個動作,首要建立的是「流程化」的工作理念。

什麼是「流程化」的工作,其實每一件工作,都有其程序、步驟,所謂「按步(部)就班」,就是依照步驟一步一步照著做,這就是「按步就班」。那麼如何才能「按步就班」?就是要建立「流程化」之工作概念。

以召開會議這件事來說,其實如何辦理是有跡可循的,從決定開會,擇定會議日期、時間、地點,會議目的,發布開會通知,會議前的準備、會議中辦理事項、以及會議後的結案工作,無一不能流程化、具體化、步驟化,說起來很似呆板、僵化,但是所建立的卻是「永續性」的機制

要做「流程化」的工作,在建立明確的制度化、順序性的步驟化、永續性的機制,再者在「流程化」的過程中,若能將「迴圈式」的行政措施融入,這樣的行政機制將更具「持續改善」精神。

2009/01/13

教育部成語典-按部就班:http://dict.idioms.moe.edu.tw/pho/index/i00279.htm
教育部成語典-按步就班:http://dict.idioms.moe.edu.tw/pho/index/i05580.htm

談「急就章」與「永續性」之行政措施

談學校的行政品質,其實可以從一個角度來審視,就是這個行政措施到底是「急就章」或者是「永續性」?

「急就章」的行政措施,其特點是:一次解決一件事,處理現在的問題,臨時性的、暫時性的作法,容易作得到,可以滿足現下的問題與狀況,「急」所以就快速的處理掉,是能夠達到目前的目的,卻沒有能有一勞永逸的解決方案。

談到「永續性」之行政措施,有人就會嗤之以鼻,幹麻永續?能把現下的問題解決就不得了了,還要談「永續」,別騙人了,別自欺欺人了,許多事情不是都是發生後才來解決,一樣將工作做的很好。

其實這樣的思維,某種角度來說,也是對的,這裡要談的是,其實有很多的行政工作是一再重複的發生與處理,如果能夠建立「永續性」的機制,對於下一次所發生的狀況,不是更能夠駕輕就熟。

要建立「永續性」的行政措施或機制,其實沒有想像中那麼難,每一位工作人員需要建立的是「永續性」的服務概念,今天做的事是為明天作準備,是為未來作準備,是為別人做準備,是為群體、為這個團體作準備。

要做「永續性」的工作,工作人員的首要認知在,工作人員會退休、會休假、會離職、會輪調,必須讓任何人能夠接手自己的工作,要其他人能夠接續自己的工作,重點就在工作紀錄,ISO化的精神之一就是,Write what you do,寫你所做,第二個階段就是,Do what you write,做你所寫,更重要的是能夠讓別人也能做你所寫。

2009/01/13

相關連結: 「水來土掩」與「挖水溝」「打字員」與「秘書」「五毛錢」與「五塊錢」的工作態度

談「直線式」與「迴圈式」之行政措施

「一條線」的「直線式」行政措施是目前一般單位、企業常見的行政體制,什麼是「一條線」的行政措施,在此並不是指行政指揮系統架構,而「直線式」更不是所謂長官從屬之「直線式」架構,這裡要說的是「一條線」或「直線式」的行政作業流程。

那什麼是「一條線」或「直線式」的行政作業流程,以經費預算與執行這件事來說,「一條線」的行政流程,就是簡單的經費分配、規劃執行、完成經費運用、結案。

其實這「一條線」的行政流程又有長短之分。一條「短」的「直線式」經費預算執行行政程序而言,可能是被動式等著接收預算核定通知,然後根據核發的經費,編列採購項目,而後執行工作、再完成經費之核銷,這種經費預算執行模式,可謂是相當「短」的「直線式」行政模式。

那什麼是「長」的「直線式」經費預算執行行政程序呢?執行單位提出經費需求、經過審查、核撥經費、經費分配、規劃執行、及至結案,不管是怎樣的「長」或「短」的「直線式」模式,最大的缺點是沒有「回饋機制」,一年度的經費預算、分配、執行、決算結束後,就真的結束了。

IEET工程認證的重要精神之一是建立「迴圈」的「持續改善機制」,執行任何一件工作都必須有迴圈、改善機制的存在,以經費預算之分配執行而言,若加入前一年度之經費預算執行情形之檢討報告,納入於新年度之經費分配考慮,就是一種「迴圈機制」。

建立「迴圈式」的行政模式,最主要的就是改善「一條線」、「直線式」沒有回饋檢討改進的措施,任何行政措施,務必先建立迴圈式之持續改善機制,更甚者,能夠建立雙迴圈、多迴圈、內外迴圈等措施,不過仍要衡量單位的屬性、工作項目的特性,因時制宜使能具有可執行性為首要考慮。

2009/01/13

相關連結:談「流程化」之行政措施談「急就章」與「永續性」之行政措施

「打字員」與「秘書」

上個月底忙著準備一份計畫書,寫了一份草稿交給研究生整理打字,期間這位研究生頻頻來問我手稿中的部份文字,實在是我的字體有點潦草,隔了一週終於看到電腦打字的文字,看了之後不禁搖頭,怎麼這研究生只是個「打字員」,竟然是一字不漏照著繕打,連修辭的動作都省了,有些部份以條列式筆記方式的提示文字也是照手稿原樣打字,沒有一點補充說明,事實上,在交付手稿給這位學生時,已經特別口述相關內容,當時他也頻頻點頭,似乎都了解此條列式部份的內涵,然而所看到的文件,卻是不折不扣的把手稿的內容,轉換成電子檔案的文件罷。

這件事讓我不禁問起這位研究生,對於文書處理這件事到底怎麼了?難道沒法寫出自己的看法意見?於是乎就請他想一想什麼是「打字員」?怎樣的人是「秘書」?更進一步思考,怎樣的人是「製圖員」?怎樣的人是「設計師」、「工程師」?

「打字員」可能是打字速度很快,好的打字員會自行校正手稿,改錯別字、做簡單的修辭,也可能會看全篇的文辭架構,做適當的編輯,更可以是擬稿之建議,那麼這個「打字員」就可以成為「秘書」了。

在學校的行政體系,有的老師會聘用學生當工讀生,協助辦理一些公務,也有所謂助理,可能是行政助理,也可能是研究助理,工讀生常常被界定是打雜,但是自己常會跟學生說,好的工讀生是能主動找事情做,而不是等著被分派工作。

大家都知道精明能幹的助理或秘書,可以讓老闆放心,自己常做一個比喻,工讀生是說一做一、說二做二,助理可以是說一做到二三,說二做到三四,這就是差別,一個人的工作價值在於主動、積極與創造力,以及完整的完成派授的工作或任務。

完成一項工作,其實真的有完成等級的差異,而完成工作這件事,我常說的是如何對一件工作做完整的「結案」,相同的一項工作,不同人可能就有不同的「結案」品質,其實結案所呈現的就是一個人的工作能力。

培養良好的工作能力並不難,把「結案」的標準訂的高一點,就會讓人刮目相看,所呈現的當然不是「工讀生」的品質,而是「助理」的品質,更甚者還能是「秘書」的品質。

期許每個人都能當個稱職的「秘書」,而不是「工讀生」而已。

2008/01/06

相關連結:「五毛錢」與「五塊錢」的工作態度「實」與「虛」

「象」與「相」

前幾天與一位朋友突然談到「空」這個字,他就說「空」英文老是看到的翻譯是"empty",實在是看輕了「空」這個字的意涵。

由「空」這個字的討論,就想到了林醫師所說的「象」與「相」,在口頭上,我常說是「黑象」與「紅相」,剛好與象棋的顏色相彷,也免得在口語上音相同,而分不出「象」與「相」。

什麼是「黑象」?在談到「空」來說,其實就是「空」這個字的「黑象」,而有很多人以各種不同角度去解釋、詮釋、或舉例說明,例如說「空」是不存在的、謙虛的、放空自己、不趾不求、…等等的說法,其實這些都是「空」這個字的「紅相」,是以外「相」來解釋內在意涵的「黑象」。

事實上,以「紅相」來解釋說明如「空」這個字的「黑象」,都有其不易及不及之處,因為每個人都有對「空」的「黑象」之自有體會,而針對其自有體會、或當下之情境,做出了「紅相」的詮釋,對嗎?是對的,只是如「空」這個「黑象」能納涵的意義卻是既深遠又廣闊,恐怕所說的種種都是「紅相」而已。

再以林醫師所舉的一個生動的對「黑象」與「紅相」的解釋,由於自己不了解佛經,以下僅摘述林醫師的說明。

所有佛經是釋迦牟尼講經口述內容,經由其弟子以文字記錄下來而流傳後世,更由中國玄奘大師於唐朝時期由梵文翻譯成中文版,由印度帶到中國,而有現在的四十九部經藏。據悉此四十九部經乃是佛祖以四十九種角度闡述其對佛教教義之不同詮釋方式,打個比方,假設佛祖對佛教教義已經有深刻體會,就說這個教義是「黑象」,由於如同「空」這個字,就如此深奧,佛祖也就道「不可說」,如同老子說:「道可道,非常道」,真的是很難說清楚。

不過佛祖為了宣揚教義的「黑象」還是要講出來,一講出來就是呈現了「紅相」,而其弟子是聽到了「紅相」,要去揣摩佛祖所說佛教教義的「黑象」,此種轉換,說不定是弟子將其所聽到的「紅相」,以其所體會出的「黑象」,以自己的思考、邏輯書寫成文字,又再次轉化成「紅相」,現在我們所看到的經典,其實已經是佛祖心目中「黑象」的第二、三手轉化的「紅相」了。

這麼一說,我們可以知道,如果我們去看經典原文、或甚至看經典的解釋版本,其實都已經是輾轉多次的「紅相」,確實需要去體會當初佛祖所要講的「黑象」之內涵!到這裡的說明,其實不在於論述佛教經典,所要闡述的理念是「黑象」與「紅相」,其實這個「黑象」與「紅相」的概念可以應用到許多生活事物。

以自己當老師的經驗來說,自己的專長在振動學,假設自己已經對振動學很了解,其實是不敢這麼說,那麼我的理解是在自己心中的「黑象」,教學上,為讓學生了解,真的是想盡辦法用說的、用畫的,舉例說明、以實驗展示、以分析軟體介紹等等方式,以形於外的「紅相」的方式來教導學生學習振動學這個「黑象」,其實在一講一說之間,透過文字的呈現,都是以外相的表徵,也就是「紅相」來詮釋「黑象」,而學生們都必須由聽到、看到的「紅相」去體會老師所教、所說「紅相」中蘊藏的「黑象」的道理。

以上說起來是不是有點複雜?「黑象」與「紅相」是一個概念,值得大家去體會,也可以應用於生活上,請大家在看到、聽到諸多的「紅相」的同時,多去思考體會箇中的「黑象」之意涵。

就連本篇文字,其實也已經是「紅相」,嘗試著想要去詮釋「黑象」與「紅相」之「黑象」的概念,大家體會到了「象」與「相」的差別了嗎?

2008/12/24

相關連結:「磨」與「魔」「實」與「虛」「量(ㄌㄧㄤˋ)」與「量(ㄌㄧㄤˊ)」

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