談「伊媚兒」

相信很多人都會收到公司、工作單位、廣告信件、或任何的伊媚兒(電子郵件)，有人常會說某單位、某人寄來的信件，常常是垃圾郵件，自己也觀察到所服務單位統一寄發的郵件，常常發現有幾種現象：第一、郵件之標題主旨不清不楚，第二、郵件內容缺乏相關較完整的說明，甚至是完全空白，第三、附加檔案之檔案名稱內容不明確。

當有前述的這三種現象的電子郵件，這時看郵件的人在不能夠快速了解郵件內容，當有空時或許會多按幾個鍵，開啟檔案看看內容，沒空時恐怕就是直接刪除了，那麼這樣的郵件信息傳遞不就中斷了，自然也失去了這封電子郵件的意義。

如何改善收發電子郵件傳遞訊息的前述現象呢？就是本著前文「從對方的角度思考」來準備所要寄發電子郵件的內容：

1. 郵件標題主旨應該簡明扼要，讓看郵件的人在第一時間，就能判斷瀏覽此郵件的重要性、需要性。
2. 在郵件內容之說明，必須儘可能完整詳細，以能夠傳遞訊息讓看郵件的人了解，為發佈電子郵件的首要目標。
3. 如果郵件中有附加檔案，最好是檔案名稱就能反映出檔案內容，好讓開啟郵件的人，願意地、必要地、自動地開啟附加檔案來瀏覽檔案。
   

以上三個原則，說起來容易，做起來其實也不難，重要的是秉持著「從對方的角度思考」的工作理念，畢竟要發出一個郵件，不外乎就是想要將訊息傳達給需要的人，如果不能引起有需要的人的興趣，進而去主動開啟郵件，那麼這個電子郵件是個失敗的通知。

再者，若從行政效率的角度來探討，通常一個電子郵件發出去，說不定有幾百個人接收這個訊息，做一個算術題：如果有300人收到郵件，如果每個人要多花10秒鐘去開檔案才能瞭解電子郵件內容，那麼總共就是用了3000秒，也就是50分鐘的時間，如果發郵件的人能夠多花5分鐘，而能夠使每一個收到郵件的人節省10秒鐘，大家可以想一下，「一個人5分鐘，全公司50分鐘」，這樣的省時投資值不值得？

對一家公司而言，員工們每天都要收到許多封電子郵件，一封郵件多花10秒、或甚至1分鐘，這可是「積少成多」啊！相信老板們會在意的，而員工們更不希望因為收發郵件的不順暢，而干擾了原有工作的作業。

以發電子郵件的這件小事，在「從對方的角度思考」模式下，或許也可以在無形之中，提升公司的行政效率，不知讀者們的看法如何？

2009/08/16

相關連結：講一個完整的故事、往上一層級之思考

data 與 information

data是數據、資料的意思，而information為資訊、訊息、消息、情報資料之意。本文以data與information為題，以中文來說，就是「數據」與「資訊」。

以研究工作來說，不管是跑程式、做實驗，都會得到很多分析的、實驗量測得到的數據，光是看數據其實是不夠的，做研究的目的，就是希望能由「數據」中得到想要了解的「資訊」。所以在研究上，就常常需要應用統計方法去對「原始的數據」做進一步的解析，以期望得到「有意義的資訊」，作為後續研究的參考與應用。

昨日收到教務處轉寄的本學年度全國聯合登記分發各群組、各校、各系的最低錄取分數與錄取人數等相關數據資料，從一大串的數據資料中要去看到、得到想要知道的資訊，其實就需要對「原始的數據」做進一步的統計分析，如何對數據資料作處理，要得到怎樣的資訊，其實還要思考想要知道或了解的內涵為何？

「數據」是靜態的，他們就是在那裡，想要從一推數據資料得到想要的「資訊」，還是需要人的解讀，如何「將數據轉換成有用的資訊」，是每一個人需要去學習的技巧與技能。

以股票族為例，每天都要看到密密麻麻的各類「數據」資料，如何從中擷取得到想要的、有用的「資訊」，確實有賴有經驗的判斷，所謂炒股票，絕對不是一件簡單的事，還是需要認真的解讀市場上所看到、所收集到、所能夠參考的數據資料，經由自我的評估分析，不管是統計的、數學的、自我認知的各種方法，總要從「數據」之中轉換得到個人想得到的「資訊」，才能做出理想的股票買進賣出的判斷。

公司的老闆、單位的主管在做政策的決定時，往往也是必須有足夠的「資訊」，而資訊的來源，當然就是各種「數據」，可能來自市場的回饋，研究部門的研究結果，生產部門的生產數據，等等重要「原始的數據」所呈現的「有意義的資訊」，做為決策選擇的重要依據。

「數據」是無所不在的，「數據」是需要收集的，「數據」不是理所當然的，「數據」是應該有根據的，「數據」是不能憑空想像的，「數據」是不能無中生有的，「數據」必須是可靠的，「數據」本身都有其隱含的意義，如何將眾多的「數據」轉換成有用的「資訊」，當然需要去學習，更重要的是理念的建立，也就是「將數據轉換成有用的資訊」的基本理念。

數據資料大家都有，而數學統計之各種分析手法大家都會，甚至從原始數據到分析數據大家都看得到，然而如何解讀出有用的資訊，仍要人來判斷，所謂「戲法人人會變，巧妙各自不同」，相信只要多做練習，從數據的收集、分析、到解讀都能夠得心應手。

「數據」與「資訊」的差異、理念，希望讀者能夠體會，多收集數據、多分析數據、多多解讀數據，相信一定可以獲得想要知道的資訊。

2009/08/16

相關連結：談「直線式」與「迴圈式」之行政措施、知行止

從對方的角度思考

「體貼」、「同理心」、「設身處地」、「推己及人」、「旁觀者清」，這些說法都有一個共同的特點，就是「從對方的角度思考」。

首先來說「體貼」，男女朋友間非常在意的一件事就是「體貼」了，有人會說某人很體貼，其實，體貼就是「從對方的角度思考」，只有站在對方的處境去思考、想像，才能知道對方的需要，譬如說在親人、朋友受到挫折的時候，適時地來一句關心的問候，工作中汗流浹背的時候，遞上一條毛巾、或端上一杯水，都可以讓人覺得體貼，因為體貼的人，總是能夠「從對方的角度思考」，而瞭解到對方的需要。

哪些時候需要「從對方的角度思考」，以寫書面報告、做口頭報告來說，也都要想著一件事情，就是站在讀報告、看報告、聽報告的人的角度去思考，因為寫報告是要寫給別人看的，口頭報告是講給別人聽的，千萬不要以「自我陶醉」的方式在寫報告、進行口頭報告，要訓練自己「從對方的角度思考」，想一下讀者想要看到的、有興趣的內容是什麼？想一下聽眾想聽的、想得到的是什麼？相信「從對方的角度思考」可以讓自己的報告更具說服力。

又從公司與顧客的角度來探討一下「從對方的角度思考」的需要性，人們常說：「顧客永遠都是對的」，這或許是訓練員工耐心、以及與顧客應對的一種方式，如果能帶入「從對方的角度思考」，也就是以顧客的角度來思考，相信員工們會更有「同理心」、「設身處地」的思維來面對顧客，如此更能夠適切地應對顧客的需求、疑問或甚至不合理的要求。

再來談一下老闆與員工的相處之道，如果雙方都能夠互相的以「設身處地」的「同理心」，「從對方的角度思考」，那麼是否更能降低所謂的勞資糾紛之可能性，更能創造勞資雙方的雙贏，老闆與員工都可以試著以「從對方的角度思考」來了解彼此的需求、訴求，而能夠謀求對公司最有利的方案，那當然老闆與員工們就更能夠因而獲得共同的利益。

還有很多事，都需要「從對方的角度思考」，或者說從第三者的角度、從旁觀者的角度，或者由前文提到的「你我他他」的方式來思考。例如兩軍作戰，不就是要站在對方的角度思考，才能尋求克敵制勝的戰略戰術，其他如夫妻、情侶間的相處之道，老師的授課，同事間的工作協調，工作夥伴的分工合作等等，在在需要「從對方的角度思考」。

請大家可以多嚐試「從對方的角度思考」，相信可以讓您在職場上、人際關係上、待人處事上，會有不一樣的收穫。

2009/08/03

相關連結：往上一層級之思考、大往小來

如何講一個完整的故事

如何講一個完整的故事，是一件非常重要的事，故事要講的精彩，要引人入勝，確實是需要一些技巧，以及相當的練習，對於不習慣於說話的人，可能就會感覺要講一個故事、或甚至講一個完整的故事，有其困難度，本文嘗試來探討如何講一個完整的故事。

要講故事，先來想一想，聽眾想聽到的是什麼？又再思考的是故事中需要那些元素，才能夠構成一個完整的故事，首先，就是「人」，故事中一定會有各種角色，再來既然是故事，所以一定有什麼「事」，又大家在聽故事的開頭，不是常常說，「很久很久以前」，這就是「時」，到目前為止，我們已經知道一個故事要有「人」、「事」、「時」，當然還要有「地」、「物」，故事發生的地點以及相關的物品吧！

所以說，要講一個完整的故事，就要包括：「人事時地物」，這五大項基本要件，對應於英文的6W，分別就是：who、what、when、where、what，其中事物都是what，還少了兩個W，那就是how、why，如何及為什麼，how、why其實是一個精采的故事，不可或缺的要件，而且必須有其特殊性才能引人入勝。

要說講故事，或許一開始有點難度，就從寫日記說起好了，記得小學的時候，常常暑假作業就是要天天寫日記，真的是一件苦差事，要說些什麼？寫些什麼才好？總覺得好無聊，為什麼要寫日記？因為當時真的是抓不到要領，不知道如何去寫日記。

譬如說，典型的小學生日記：「今天早上起床，刷牙、洗臉後，吃早餐，看電視，玩Game。」這樣就是一天的日子了！其實，光起床這件事就可以寫出很多東西，例如：「早上(時)在床上(地)醒來(事)，我(人)還以為要上課(事)，結果腦筋一轉還在放暑假(why)，真的是讓我鬆了一口氣(how)。」這樣加上了「人事時地物」以及how and why，就多了一些趣味性了。

事實上，寫日記是在敘述自己的事情，一天當中當然發生了很多事，要拿什麼來寫呢？就是自己認為最有感想的事，那什麼是最有感想的事呢？就是會讓自己感動、有深刻記憶、需要記下來、怕將來遺忘的事，可以是趣味的、心痛的、感恩的、痛苦的、快樂的、各種酸甜苦辣的感受，都是可以記下來的事。

寫一篇日記，可以抓住一個重點，也就是以一件事為主軸展開敘述，可以從各種面向去思考探討，例如：看到一部電影很好看，很有體會、很有感覺、很有劇中人就是我的樣子，對劇情、場景、音樂、氣勢、人物、事件、想像力等，無一不是可以去記下來的。重點是：想要把心中的感覺，以文字的方式寫下來，留下來給自己看，留下來給將來的自己看！所以也不必想得太複雜，想到什麼就寫什麼，是重要的祕訣之一。

還有一個秘訣，就是第一個念頭，從第一個下筆的字，寫下去就對了，這樣做將會發現，原來寫日記是那麼簡單的事，更重要的是，不要擔心文法、筆順、修辭、語法等等，也會發現，原來腦袋裡的字彙、詞句、成語等，竟然都能輕易的表達出來。

講一個故事不難，重要在多練習，透過寫日記的方式，訓練一下自己的動筆能力，讓自己能輕易的寫出幾百個字，許多的段落，而能夠形成一篇日記，自然就是一個故事，這就是講一個故事的能力了。

08/04/2009

相關連結：談問「問題」的能力、實力、表達能力與呈現度