在學校擔任教職工作外，也擔任過校內的相關行政職務，個人於接任一項行政工作時，是有一些中心理念與做法，或許因為職務的不同，會有些不同的作法，但是行政理念大致是相同的，本文就將「理念」稱之為「中心」，「作法」就稱之為「方法」，有道是：「中心不變，方法可變」。
學校的行政工作，如同政府機關或私人企業都有其組織運作以及企業文化，本文將不置啄於此面向，每個學校自有其學校之傳承、組織文化、辦學理念、教育目標與發展方向，又學校首長當然就是校長了，自有其治校理念與施政方針，同樣的政府機關與私人企業也都有其各自的特色，本文僅就個人於接手一項行政職務的作法與理念，與讀者分享。
接任一個單位的主管，首先要了解所能掌握的資源，包括：第一、人，有多少職員同仁共同共事，分別辦理哪些業務。第二、經費，白話文就是錢，亦即單位的年度預算與運用情形。第三、法，所謂依法行政，重要的就是了解單位所辦理事務的相關法規，單位所主管的事務法規等。第四、軌，除了法之外，事實上行政業務工作很難鉅細靡遺的完全以法來規範，因此各單位的行政業務必有其「常軌」、常規、原則、慣例、規則、規定等。綜合起來這些面向都是在了解背景、熟悉業務，簡而括之，就是「人、錢、法、軌」四字訣。
到任一個新單位，不論是主管或是業務人員，要了解單位、融入單位、熟悉業務，這是辦理行政業務的中心之一，而方法要訣就是「人、錢、法、軌」的四字訣，如何由此四字訣完成「了解單位」的這個「中心」一事，要運用何種「方法」來達成，就看每個人的創意作為了。
個人新上任一個單位主管，大概都會召開處室的內部會議，第一次會議重點通常有兩個，第一、闡述個人的工作理念與中心，第二、就前述所欲了解的「人、錢、法、軌」四個面向之資訊收集與了解。
在闡述個人的工作理念與中心，目的無他，就是在讓同仁同事間了解主管的行事風格與中心理念，個人常說的幾個中心理念是：隨時準備交接、服務、建立制度與機制、自走管理。而在行動面的方法上，有幾種作法：建立單位內部的電子檔案資料庫、單位網頁之經營管理、會議紀錄模式。以下就分別與讀者分享這些「中心」與「方法」。
「交接」：每一位主管或業務人員在接手一項新工作，就要有隨時交接的準備，因為單位組織的發展與運作是永續的，而主管職務、或行政業務人員可以說是過客，只是時間的長短而已，若能在初始擔任該行政工作階段，就建立起「交接」的理念，那麼單位就有跨出永續發展理念的第一步，同時也可降低未來在人事交接之不穩定的衝擊與影響。
「服務」：任何單位組織都有其特定的任務，然而不變的是「服務」的理念，建立「服務」的中心理念，當是推動單位業務之重要工作，要談服務之理念，就以supporting staff來說，staff就是通稱的職員、或說是單位的行政團隊，而supporting有支持、支援與支撐之意，言下之意，所有行政團隊的服務，在support整體組織之發展需要，在協助、協調、幫助各單位、乃至個人的行政服務。
「制度/機制」：每一個單位組織都有其既有制度，以能維持其組織的運作機制，制度與機制雖是相通但是仍有點差異，制度或許可以說是規章法制，而機制是讓規章法制能夠平順運作的方式。以學校的事務為例，其實每學期、每學年要做的事情、要辦理的業務，有許多是重複性的例行工作，一旦建立了制度，有了辦理的機制，再加入追蹤、考核改善的流程，自然辦理的業務，只有愈來愈完備、愈來愈上軌道。
「自走管理」：有了「制度/機制」，重要的就是運作的順暢性，以「自走管理」這個名詞就有許多面向的意義，諸如：自我規劃、執行、追蹤、檢討、改善，自訂目標，自訂工作內涵，自訂完成期限，自行檢視確認執行成效，甚至自我檢視如前述「交接」、「服務」及「制度/機制」的落實，這些都是自走管理的一環。
「電子資料庫」：由於電腦應用的普及與方便性，現今所有的業務工作無一不是透過電腦檔案來推動與傳遞。又單位組織中行政事務之持續性與常規性，也是眾所皆知的道理，凡是辦理過的業務皆需要有完整的建檔制度，除了書面資料外，最重要的就是電子檔案的管理，建立單位內部的電子檔案資料庫，理念上是：共同的、共用的、單一的、正確的、可隨時取用的、方便的、清楚的、明確的、可靠的、、等等，這些都是建構完備資料庫的中心理念。
「網頁」：有了前項的電子檔案資料庫，就是要公開化，如何將單位的工作情形、成果績效、以及任何辦理業務有用的資訊，能夠即時公告上網、公開週知也是一項重要工作，若說電子資料庫是單位內部之業務精華，那麼網頁的角色，當是可公開之外部資料庫，更可達到對外宣傳廣告的效果。網頁建置的中心理念是：公開的(opened)、資訊的(informative)、完整的(complete)、可應用的(applicable)、正確的(correct)、有效的(effective)，還有很多更多的面向猶待行政同仁發揮創意。
「會議記錄」：很多人常會抱怨會開得太多，會議多這也是事實，但是會議多如果是必需的，那麼更重要的是什麼呢？就是會議紀錄與追蹤考核了！個人通常要求的、恐怕同仁都認為是吹毛求疵的，可能就是會議紀錄了，建立完備的會議模式，實為執行單位業務的重要關鍵，從會議議程準備、完成會議記錄、到上網公告與會議決議辦理情形之追蹤管控，在在需要有一套完備的機制以資運作。諸多業務除了內部運作外，常常需要與外部單位之合作協調與共同推動，不論是何種會議，既然已經召開，也有深入議論研討，若沒有將重點摘要列入記錄，那麼開會的討論價值何在？因此，只有透過明確的會議記錄，並據以推動執行，再加入追蹤考核，才能達到會議的真正目的，所以整套會議模式，尤其是記錄則是單位組織業務推動的根本，就連人員的訓練也都可以由會議記錄開始。
行政工作林林種種，看起來繁瑣，但是仍有其規律性，並且通常是有跡可循，如何由新手接任、到老鳥的熟悉業務、甚至創新的行政思維與作法，實在是端看個人是否投入工作，而組織的制度與機制運作，確實是可以降低一些人為因素之影響，或者更能夠激發出創造性的行政措施。
最後，本文提出另一個重要的中心理念是：今日的工作都是為明日作準備。因為人員是暫時的、而單位組織是永續的，並且單位組織要有長足的成長發展，個人的成長與發展才有意義。
本文所述僅為個人的看法，不免有以管窺天之迷失，畢竟行政真的是一門處理人事物的大學問！
2010/08/16
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