【know what - know why - know how】之再省思
前文曾寫過 know what - know why - know how,是指處理一件事情之三個層次:
第一,
Know
what,知道事情的狀況
第二,
Know
why,知道為什麼是這樣的狀態
第三,
Know
how,知道要如何改善目前的狀況
這三個層次的處理原則,自己常常拿出來應用,不管是學校的行政事務、解決工程上的問題、或進行學術性研究,若能掌握到其【中心理念】,又能依此know what - know why – know how之三層次去思考、應用,做起事來,應會是很有效率,而且具有邏輯性。
這幾天,在指導學生進行專題研究,與同學討論事情,又有另一番的體悟。所謂研究,英文是research,re有再、又、重複之意。search,就是尋找、找到、尋覓、尋求。所以,research引申來說,就是一而再、再而三,不斷的尋找我們要的答案、解決事情之方法,並能獲得滿意的結果。這個大原則,聽起來,看起來似乎相當容易,可是,問題來了,如何有系統化,有效的進行【研究】(research)呢?
本文再一次延伸探討know what - know why - know how之思考,建議讀者由以下提示開始:
1.
Know
what:需要去了解 What to know? What to solve?
What to get?
2.
Know
why:需要去了解Why to know? Why to solve?
Why to get?
其次,【Why to know/Why to solve/Why to get?】:就是要釐清why為什麼要處理這件事情?為什麼要改善這個狀況、情況?為什麼要解決這個問題?為什麼要得到這樣的結果?
最後,【How to know/How to solve/How to get?】,就是要找到how如何處理的方式、怎樣處理的措施、改善方案、或解決之辦法?以及如何得到想要的結果?
各位讀者,這樣的提示思考,有譜了嗎?在此就舉例來說明,【What to know/What to solve/What to get??】、【Why to know/Why to solve/Why to get?】、【How to know/How to solve/How to get?】的邏輯與應用。
譬如說,一家公司的營業績效不佳、或是有一件懸而未決的工程問題、或是有員工的可能各種情況,這就是一件需要處理的事情,需要改善的狀況,需要解決的問題。
首先,自問一下what to know?所謂營業績效不佳,是怎樣的狀況?那麼需要知道哪些訊息呢?舉凡事情、事務都牽涉到【人事物】,也會連結到【時地】,統合來說,就是【人事時地物】的綜合考慮,前文也提出【問問題的能力】之重要性,這時候就可以自問自答了!
所謂營業績效不佳,是怎樣的狀況?是營業額嗎?是哪些產品?是業務人員不力嗎?是行銷策略嗎?是通路嗎?是季節性、還是常態性?、、、林林種種,在【know what】階段,就是要去了解:要知道什麼?要解決什麼?要達到什麼目標?也就是要經過【What to know? What to solve? What to get?】,才能夠真正的【know what】!
在進行【know what】的同時,也要一併探討【know why】,也就是要同步思考【Why to know? Why to solve? Why to get?】,透過這些自我提問,深入檢視、思考這些所列出來的因素,有那麼重要嗎?確認這件事情、這種狀況、這個問題,為什麼需要去解決?又為什麼要達到所訂定的目標?
最後,既然歷經了【know what】、【know why】的過程,就要啟動【know how】的階段,要開始【How to know? How to solve? How to get?】的思考,也就是要規劃具有可執行性的行動方案、實施方式、改善措施等,至於如何做呢?仍待最熟悉自己所面臨的事情、狀況、問題的讀者們的智慧思考。
再從另一個面向,分別來看【know what】、【know why】、【know how】的過程。
要真正的【know what】,需要自我檢視【What to know? Why to know? How to know?】,想要知道什麼?為什麼要知道?如何能夠知道?就是要建立【資訊收集機制】,一家公司如果要解決改進如營業績效的問題,當然首要步驟,就是【know what】,靠的就是系統化、有效率、具體可行的【資訊收集機制】,如果可能,最好能夠建立【資料庫管理系統】,具有儲存及取用(storage and retrieval)功能,著重在數據資料(data)的收集與整理,最好還能夠將data轉換成information,也就是將原始數據轉換成有用的資訊(Data vs. information)。
有了第一階段的【know what】,第二階段就是【know why】,如何去【know why】?也是三個步驟,【What to solve? Why to solve? How to solve?】,在此【know why】階段,重要的是有沒有建立【檢討機制】,有的公司或許有主管會議,或甚至對於營運績效也會召開營運績效檢討改進會議,如果有,很好,表示公司已經建立了【檢討機制】,不過需要注意的是,有沒有前一階段【know what】的【資訊收集機制】,是否能夠有充分的完整資訊?在檢討過程中,必須要有足夠的相關資訊,才能有效的檢討回饋改進。
在【know why】階段,就需要將【know what】的【資料庫管理系統】升級提昇為【管理資訊系統】,才能有效的自我檢討!在此【檢討】或許太嚴厲,自我檢核(self audit)是比較貼切的說法,不管是檢討或檢核,絕對不是批評,不在你我的對峙,不在爭執誰的對錯,其最高指導原則,可以引用【你我他他】的理念,檢核重要的意義在【know why】,以能規劃【know how】,並能確實啟動之!
最後的第三階段在【know how】,要能夠尋求改進之道的【know how】,也可循【What to get? Why to get? How to get?】三個步驟進行思考規劃,也就是要改進什麼、為什麼要改進、如何改進?在此階段,要能夠有具體的【改進機制】,以能夠提出具體的改善方案,而且要考慮方案的可執行性。同時,如果能將【know why】階段所建立的【管理資訊系統】,再提升為【資訊決策系統】,將可快速輔助達到【know how】的決策思考。
綜合來說,【know what】、【know why】、【know how】之三個階段過程,應該必須是個循環系統,【know what】是要能提出現況分析報告,【know why】要能夠完成原因探討之檢討報告,【know how】則是要提出改善精進之計畫,據以推動執行,而且要能夠循環,形成具有迴圈式的持續改善機制。
2012/09/08
相關連結:Data vs. information;談「直線式」與「迴圈式」之行政措施;know what - know why - know how;邏輯、換位、後置、直覺
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